Configuración y uso adecuado de su cuenta de correo en Outlook
Outlook es uno de los clientes de correo más empleados gracias a su fácil implementación y a las múltiples ventajas que ofrece al usuario como la disponibilidad de sus mensajes sin necesidad de estar conectado a internet, organizarlos en carpetas según su conveniencia, uso de firmas personalizadas para sus mensajes y si cuenta con varias cuentas de correo podrá centralizarlas todas en un solo punto.
La configuración de una cuenta de correo en Outlook es sencilla. En la edición de hoy le brindaremos los pasos para configurar una cuenta de correo en las versiones de Outlook 2003, 2007, 2010 y 2013 que son las más comunes actualmente.
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CONFIGURACIÓN EN OUTLOOK 2003
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1. Inicie Outlook 2003, y en el menú Herramientas, haga clic en Cuentas de correo electrónico.
2. De clic en ‘Agregar una nueva cuenta de correo electrónico’ y luego en Siguiente para continuar
3. Aquí deberá seleccionar el tipo de cuenta de correo que agregará. Seleccione ‘POP3’ y luego de clic en Siguiente.
4. En la siguiente pantalla deberá completar los datos de su cuenta de correo. ‘En Información sobre el usuario’, complete sus datos. ‘En Información de inicio de sesión’, en el campo ‘Nombre de Usuario’ complete su email (ej. nombre @dominio.com) y en contraseña, su contraseña. ‘En Información del servidor’, ingrese el Servidor POP3 y SMTP. Estos datos son proporcionados en el correo de activación de su hosting (ej. mail.dominio.com)
5. Haga clic en ‘Más configuraciones’, seleccione la pestaña ‘Servidor de salida’ y active la casilla ‘Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación’ y haga clic en Aceptar.
6. Finalmente de clic en el botón Siguiente y luego en Finalizar
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CONFIGURACIÓN EN OUTLOOK 2007
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1. Inicie el programa. En el menú "Herramientas" y después la opción "Configuración de la cuenta"
2. En la ventana seleccione "Nuevo…" para comenzar la configuración de una nueva cuenta de correo
3. En la siguiente ventana seleccione la opción ‘Microsoft Exchange, POP3, IMAP o HTTP’ y de clic en Siguiente.
4. En la ventana que se muestra a continuación tan sólo debe marcar la última opción: ‘Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales’ y luego dar clic en Siguiente.
5. Seleccione la opción ‘Correo electrónico de Internet’ y oprima Siguiente.
6. En la siguiente pantalla deberá completar los datos de su cuenta de correo. ‘En Información sobre el usuario’, complete sus datos. ‘En Información del servidor’, ingrese el Servidor POP3 y SMTP con los datos proporcionados en el correo de activación de su hosting (ej. mail.dominio.com); ‘En Información de inicio de sesión’, en el campo ‘Nombre de Usuario’ complete su email (ej. [email protected]) y en contraseña, su contraseña.
7. Haga clic en ‘Más configuraciones’, seleccione la pestaña ‘Servidor de salida’ y active la casilla ‘Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación’ y haga clic en Aceptar.
8. Finalmente de clic en el botón Siguiente y luego en Finalizar
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CONFIGURACIÓN EN OUTLOOK 2010 - 2013
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1. Inicie el programa.
2. Ingrese al menú Archivo > Información y de clic en la opción “Agregar cuenta”. En esta nueva pantalla seleccione la opción "Nuevo", posteriormente elija la opción “Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales”.
3. En la nueva ventana seleccione la opción “Correo electrónico de Internet” y presione el botón “Siguiente”. El sistema le solicitará la información de la cuenta, en la sección “Información sobre el usuario”, complete sus datos, en “Información del servidor”, ingrese el Servidor POP3 y SMTP con los datos proporcionados en el correo de activación de su hosting (ej. mail.dominio.com); ‘En Información de inicio de sesión’, en el campo ‘Nombre de Usuario’ complete su email (ej. [email protected]) y en contraseña, su contraseña.
4. Haga clic en “Más configuraciones”, seleccione la pestaña “Servidor de salida” y active la casilla ‘Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación’ y haga clic en Aceptar. En tipo de autenticación segura debe seleccionar la opción "NINGUNA".
5. Finalmente de clic en el botón Siguiente y luego en Finalizar.
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PROBLEMAS COMUNES EN OUTLOOK:
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Outlook es un programa bastante eficiente sin embargo al igual que todos los programas que usan una conexión a internet, este deja un registro en la memoria caché del equipo de cada conexión que realiza, por lo que en raras ocasiones la no disponibilidad de conexión puede ocasionar que Outlook quede bloqueado para el envío o recepción de mensajes. Si esto le sucede simplemente debe realizar los siguientes pasos:
1. Eliminar cualquier mensaje que se encuentre en la bandeja de salida y cerrar Outlook.
2. Ingrese al navegador Internet Explorer y elimine los Archivos Temporales de Internet y las Cookies. Para esto debe ingresar a la opción Herramientas > Opciones de Internet, en la pestaña General de clic en el botón “Eliminar” bajo el título “Historial de exploración”. Indique que desea eliminar Archivos Temporales de Internet, Cookies, Historial, Datos de formularios, Contraseñas y Datos de filtrado InPrivate. Presione Eliminar.
3. Reinicie su equipo e intente nuevamente el proceso de Envío y Recepción en Outlook.
En caso de que el problema persista es necesario que se realice el anterior procedimiento pero adicionalmente se deberá eliminar la cuenta de correo de Outlook y crearla nuevamente al reiniciar el equipo.
Tenga en cuenta que al eliminar una cuenta de correo del Outlook realmente se elimina la conexión entre su equipo y el servidor de correo, por lo que sus mensajes permanecerán en su bandeja de entrada y demás carpetas sin ninguna alteración.
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LIBERAR ESPACIO DE ALMACENAMIENTO:
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Por defecto al configurar Outlook en su equipo se mantendrá una copia de los mensajes en el servidor, por lo que aún cuando descargue los mensajes se seguirá empleando espacio de almacenamiento.
Si maneja un alto volumen de información o frecuentemente su buzón se satura es conveniente que reduzca el tiempo que permanecerán los mensajes en el servidor o que desactive esta opción.
Para verificar y modificar la configuración ingrese a las opciones de configuración de la cuenta, de acuerdo a su versión de Outlook seleccione la opción "Más configuraciones" o "Avanzadas" y diríjase a la opción ""Dejar una copia de los mensajes en el servidor" modifique el tiempo que desea mantener las copias, 5 días es un tiempo apropiado, si su buzón esta saturado y actualmente no puede recibir mensajes desactive esta opción (quite la marca de selección) de esta forma Outlook liberará completamente el espacio de almacenamiento, dependiendo del tamaño de su buzón puede tomar algún tiempo que sean completamente descargados los mensajes.
Puede visualizar un ejemplo de la configuración en la imagen "liberarespaciobuzon.jpg" que encuentra a continuación.
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MANUAL DE USO DE OUTLOOK:
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Si es nuevo en el manejo de Outlook le recomendamos consultar la siguiente guía en la que se ilustran de manera sencilla sus principales funciones y características.
http://office.microsoft.com/es-es/novice/outlook-2010-para-principiantes-FX101820739.aspx